就業規則作成の手順

◆就業規則作成の手順◆


※一般的な作成の手順です。

(1)現状分析

まず、現状の労働条件・職場規律の実態を調査・分析します。
現状の労働条件が諸法令に違反していないか必ずチェックします。
ここを省略し、モデル就業規則をそのまま流用してしまうと、実態に合わない規則ができ、逆にトラブルの原因となってしまいます。

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(2)作成・見直しの方針決定

独自の社風・経営方針を就業規則に反映させるため、盛り込む内容を確認します。
就業規則を定めていく方針をご相談の上、決定します。
この(1)(2)で、実情に合った就業規則となるように、慎重に行っていきます。

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(3)試案の作成

(1)、(2)の情報を基に、就業規則の試案を作成します。
絶対に必要な事項が書かれているか、法違反や記載漏れ、会社の実情に合わないものがないかなど、検討しながら作成します。

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(4)原案の作成

(3)の試案を、きちんとした条文形式にします
従業員にとって、わかりやすい具体的な表現で作成します。
この段階で、『就業規則』の形になります。労使協定が必要なものをチェックします。

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(5)従業員代表の意見を聴く

原案を従業員側へ提示し、意見を聴取します。
就業規則を届出るにあたり、従業員代表の「意見書」を添付しなければなりません。
法律上は同意を得る必要はなく、反対意見でも受理されます。
しかし、今後のトラブルを避けるためにも、話し合いの場を設け、従業員側に納得してもらうべきでしょう。

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(6)就業規則の完成

これで、就業規則は完成です。ですが、まだこの段階では、法律上は有効なものとは認められません。
この後の、(7)(8)の手続きを踏む必要があります。

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(7)労働基準監督署へ届出

就業規則、別規定、労使協定、意見書を、管轄の労働基準監督署へ届け出ます。

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(8)労働者への周知

すべての届出が完了しても、従業員がその就業規則をしっかり理解していなければ何にもなりません。
従業員説明会を開くなど様々な方法で周知を図らなければ、就業規則の効力は発生しません。
就業規則は、直接配布、掲示板への掲示等、従業員がいつでも見られるようにしておきます。

★従業員によく「理解」してもらうことが何よりも重要
「8時間超えて残業しているのに、割増賃金を払わない会社なんだ」と誤解し、不満を抱きながら働いている社員がいました。(「ウチの会社は法律違反してるんじゃないですか?」との問い合わせがあり、よく聞くと実はその会社では「変形労働時間制を採用していた」、ということがありました。)

これで、有効な就業規則が成立しました。
でも、就業規則は作って終わりではありません。
★効果が出るように実際に運用を始めましょう。